KOMUNIKASI

A. Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.

Komunikasi adalah proses penyampaian atau penerimaan pesan dari suatu orang kepada orang lain,baik langsung maupun tidak langsung,secara tertulis,lisan,maupun bahasa nonverbal. (Prof.Dr.Husaini Usman )

Harold D. Lasswell menjelaskan komunikasi sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan: Who, Say what, In which channel, To whom, ith what effect? Kalimat ini kemudian dikenal sebagai formula Lasswell (Effendy, 1993; 256).

Dari apa yang dikemukakan Laswell tersebut pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens,dan efek. Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).

B. Proses Komunikasi

Di dalam proses komunikasi ada beberapa elemen kunci yang harus diperhatikan agar komunikasi dapat berjalan efektif antara lain:

1. Berpikir (thinking)
2. Pencatatan (encoding)
3. Menyalurkan (transmitting) 
4. Merasakan (perceiving)
5. Menguraikan (deciding)
6. Pemahaman (understanding)

Harold Koontz menjelaskan terdapat lima faktor atau kondisi yang mempengaruhi proses komunikasi dalam organisasi, yaitu :

1. Pengiriman Pesan (The sender of message)
2. Penggunaan saluran komunikasi untuk mengirim pesan (Use of a channel to transmit the message)
3. Penerimaan Pesan (Receiver of message)
4. Gangguan dan umpan balik (Noise and feedback in communication)
5. Situasi dan faktor pengorganisasian pesan dalam berkomunikasi (Situational and Organizational factors in communication)

Proses komunikasi dapat dilihat dari unsur-unsur yang terdapat, berkaitan dengan siapa pengirimnya (komunikator), apa yang dikatakan atau dikirimkan (pesan), saluran kommunikasi apa yang digunakan (media), ditujukan untuk siapa (komunikan), dan apa akibat yang akan ditimbulkannya (efek). Dalam proses komunikasi, kewajiban seorang pengirim atau komunikator adalah mengusahakan agar pesan-pesannya dapat diterima oleh penerima (komunikan) sesuai dengan kehendak pengirim. Model proses komunikasi secara umum dapat memberikan gambaran kepada pengelola organisasi, bagaimana mempengaruhi atau mengubah sikap anggota/stakeholder-nya melalui desain dan implementasi komunikasi. Dalam hal ini pengirim atau sumber pesan bisa merupakan individu atau berupa suatu organisasi.

C. Tingkatan Komunikasi

1. Komunikasi intra personal. Komunikasi intrapersonal adalah komunikasi dengan diri sendiri, berusaha mengenal diri sendiri dan segala konsep diri yang melingkupinya, menyanyakan kepada diri sendiri tentang segala hal yang ingin dia ketahui terkait dengan keinginan, kebutuhan dan lain-lain. 
2. Komunikasi interpersonal. Komunikasi Interpersonal adalah berkomunikasi dengan orang lain secara face to face maupun dalam kelompok.Komunikasi searah : pembicara memberikan sebuah informasi dan pendengar menyimak informasi tanpa memberikan pertanyaan, argumentasi maupun sanggahan. Komunikasi dua arah : pembicara dan pendengar saling melakukan aksi reciprokal atau saling berbalasan, saling bertukar peran, pendengar terkadang memberi informasi, pembicara terkadang mendengarkan. 
3. Komunikasi massa. Komunikasi Massa : menyampaikan informasi kepada beberapa orang di sebuah situasi yang sengaja diciptakan.

Syarat komunikasi interpersonal yang baik:

• Good Listener : mendengarkan orang lain untuk memberi kesempatan mereka mengungkapkan ide atau pemikiran 
• Intonasi : beri irama dalam setiap ucapan sehingga kata – kata mampu diserap dan dicerna oleh pendengar 
• Empati : memperhatikan respon emosi orang lain, jangan terlalu banyak humor jika lawan bicara sedang sedih atau sebaliknya 
• Humor : menyegarkan hubungan dengan sebuah suasana yang fresh dan tidak terkesan formal. Positioning : menguasai posisi dimana harus berdiri, kapan harus mendekat, kapan harus menjauh, membuat perubahan posisi di depan, ditengah maupun dibelakang  
• Volume Suara : ucapan yang dikeluarkan mampu didengarkan oleh orang – orang dalam massa tersebut.  
• Bahasa Tubuh : jangan terlalu banyak mengekplorasi bahasa tubuh yang tidak perlu

D. Tujuan Dan Manfaat Komunikasi

Menurut Husaini Usman yang dikutip dalam bukunya “Manajemen Teori Praktik dan Riset Pendidikan”, mengenai Tujuan dan manfaat komunikasi adalah sebagai sarana yaitu sebagai berikut :

• Meningkatkan kemampuan manajerial dan hubungan sosial 
• Menyampaikan dan atau menerima informasi. 
• Menyampaikan dan menjawab pertanyaan. 
• Mengubah perilaku (pola pikir, perasaan, dan tindakan) melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
  Mengubah keadaan sosial 
• Dua hal yang dapat mengubah perilaku dan keadaan sosial adalah komunikasi dan pengambilan keputusan. (Usman, 2008 : 389)

E. Konsep Komunikasi Organisasi

Goldhaber (1986) menyatakan definisi komunikasi organisasi: “organizational communication is the process of creating and exchanging messages within a network of independent relationship to cope with environmentaluncertainty”. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti. Dari definisi tersebut terdapat 7 konsep kunci, yaitu proses, pesan, jaringan, ketergantungan satu sama lain, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. Berikut ini merupakan konsep kunci komunikasi organisasi (Muhammad: 2005).

1. Proses. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka dikatakan sebagai suatu proses. 
2. Pesan. Yang dimaksudkan dengan pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi nama pada gambaran tersebut dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif jika pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. 
3. Jaringan. Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi ini mungkin mencakup hanya 2 orang, beberapa orang atau bahkan seluruh organisasi. Hakikat dan luas jaringan ini dipengaruhi banyak faktor, antara lain: hubungan peranan, arah dan arus pesan, hakikat seri dan arus pesan, dan isi dari pesan. 
4. Ketergantungan. Keadaan saling tergantung satu bagian dengan bagian yang lain dalam satu organisasi telah menjadi sifat suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh pada bagian yang lainnya dan mungkin juga pada seluruh sistem organisasi. Begitu pula halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi perlu dukungan untuk saling melengkapi agar organisasi dapat berjalan dengan baik. 
5. Hubungan. Karena organisasi merupakan suatu system terbuka, system kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian - bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. Oleh karena itu hubungan manusia dalam organisasi yang memfokuskan kepada tingkah laku komunikasi dari orang yang terlibat dalam suatu hubungan perlu dipelajari. Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang atau dyadic sampai pada hubungan yang kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok-kelompok kecil, maupun besar, dalam organisasi. 
6. Lingkungan. Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembauatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan menjadi lingkungan internal (karyawan, staf, golongan fungsional dari organisasi dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk, dsb) dan lingkungan eksternal (pelanggan, pesaing dan teknologi). 
7. Ketidakpastian. Ketidakpastian merupakan perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian serta pengembangan organisasi. Ketidakpastian dalam suatu organisasi juga disebabkan terlalu banyak informasi yang diterima daripada sesungguhnya yang diperlukan untuk menghadapi lingkungan mereka. Oleh karena itu salah satu tugas utama komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastiantanpa informasi yang berlebihan.

F. Fungsi Komunikasi Organisasi

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:

• Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya. 
• Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 
• Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya. 
• Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

G. Pola Komunikasi Organisasi

Bagaimana pola komunikasi (pattern of commnunication) terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum pola pola komunikasi dapat dibedakan menjadi menjadi saluran komunikasi formal (formal communication channel) dan saluran komunikasi non formal (informal communication channel)

1. Saluran komunikasi formal

 Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai batas tanggumg jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya penyampaian informasi dari manejer kepada bawahan, pola informasi transformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah(downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication), dan komunikasi diagonal(diagonal communication).

a. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah dipakai untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memipin, dan mengendalikan berbagai kegiatan di level bawah. Jalur yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Namun salah satu kelemahan komunikasi jalur ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan tidak selengkap aslinya karena disebabkan oleh saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari maajer puncak ingga karyawannya

b. Komunikasi dari bawah ke atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berati alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah(karyawan) menuju ke atas (manajer). Dalam alur komunikasi ini ide/gagasan penyamapaian pesan berasal dari bawahan. Bawahan terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer harus percaya kepada bawahannya. Namun salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saj, sedangkan informasi yang agak berkesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.

c. Komunikasi Horizontal/lateral

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi antar manajer antasejawat atau antar karyawan. Tujuan komunikasi horizontal melakukan persuasi, memengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan seajajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memeiliki posisi sederajat baik di dalam satu departemen maupun beberapa departemen.

d. Komunikasi diagonal

melibatkan antara dua tingkat (level) yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal diantaranya adalah:

• Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang betuk komunikasi tradisional. 
• Memungkinkan individu dari berbagai bagaian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi

Namun dalam komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satunya kelemahannya adalah komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin yang telah berjalan normal.

2. Saluran Komunikasi Informal

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel atau tidak keta, sebagaiamana komunikasi yang terjadi pada saat istiraht-istirahat kantor. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki pangkat kedudukan/jabatan dapat berkomunikasi secara luas.



Sumber-sumber:
http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207152003