Sabtu, 05 Oktober 2013

KOORDINASI

A. Pengertian Koordinasi, Kooperasi, dan Sinergi


Koordinasi adalah proses untuk memadukan tujuan dan aktivitas dari unit-unit yang ada, supaya tujuan secara keseluruhan dapat tercapai. Tanpa koordinasi, ada kemungkinan masing-masing kerja keras, tetapi kurang mendukung organisasi bahkan merugikan organisasi.

Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).

Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89) koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama.

Sementara itu, Handoko (2003:195) mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Menurut Handoko (2003:196) kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya. Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat (1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu: 
  1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir. 
  2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja. 
  3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Ketiga hubungan saling ketergantungan ini dapat digambarkan seperti terlihat pada diagram berikut ini:                                             

Lebih lanjut Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Cooperation merupakan bentuk kerja sama yang dilakukan dengan cara menerima unsur-unsur baru dalam kepemimpinan atau pelaksanaan politik dalam suatu organisasi sebagai salah satu cara untuk menghindari terjadinya keguncangan dalam stabilitas organisasi yang bersangkutan.

Kata koperasi, memang bukan asli dari khasanah bahasa Indonesia. Banyak yang berpendapat bahwa ia berasal dari bahasa Inggris:co-operation, cooperative, atau bahasa Latin: coopere, atau dalam bahasa Belanda: cooperatie, cooperatieve, yang kurang lebih berarti bekerja bersama-sama, atau kerja sama, atau usaha bersama atau yang bersifat kerja sama.

Kata koperasi tersebut dalam bahasa Indonesia sebelum tahun 1958, dikenal
dengan ejaan kooperasi (dengan dua 'o'), tetapi selanjutnya berdasarkan Undang undang
Nomor 79 Tahun 1958 kala kooperasi telah diubah menjadi koperasi (dengan
satu o), demikian seterusnya hingga sampai sekarang.


Sinergi (Synergy) adalah bentuk Kerjasama Win-win yang dihasilkan melalui Kolaborasi masing-masing Pihak tanpa adanya Perasaan Kalah. Menurut Stephen Covey dalam bukunya 7 Habits of Highly Effective People, jika 1 + 1 = 3, maka itulah yang disebut “Synergy”. Sinergi adalah saling mengisi dan melengkapi perbedaan untuk mencapai Hasil Lebih Besar daripada Jumlah bagian per bagian. Konsep ber-Sinergi diantaranya adalah berikut ini:
  • Ber-Orientasi pada Hasil dan Positif
  • Perspektif beragam mengganti atau melengkapi Paradigma
  • Saling Bekerjasama dan ber-Tujuan Sama serta adanya Kesepakatan
  • Sangat Efektif diusahakan dan merupakan suatu Proses
Melalui Sinergi, kerjasama dari Paradigma yang berbeda akan mewujudkan hasil Lebih Besar dan Efektif sehubungan Proses yang dijalani menunjukkan Tujuan yang Sama dan Kesepakatan demi Hasil Positif.

B. Jenis Koordinasi


Ada beberapa jenis koordinasi yang dipaparkan oleh para ahli, diantaranya:


1. Jenis-jenis koordinasi menurut Tosi dan Carroll ( 1982 ) ada dua jenis koordinasi yaitu sebagai berikut:

  1. Koordinasi vertical yaitu menunjukkan pengembangan hubungan-hubungan yang efektif dan yang disatupadukan diantara kegiatan-kegiatan pada tingkat-tingkat organisasi yang berlainan. Contohnya persetujuan mengenai pengeluaran modal, katakan pada tingkat wakil direktur yang dikoordinasikan dengan penyerahan dan penerimaan perlengkapan modal pada tingkat pelaksanaan.
  2. Koordinasi horizontal adalah pengembangan hubungan-hubungan yang lancar diantara individu-individu atau kelompok-kelompok pada tingkat yang sama. Misalnya arus informasi yang tepat dari pemasaran ke pabrik tentang penjualan sehingga pabrik dapat mengembangkan rencana produksi yang efisien.

2. Jenis-jenis koordinasi menurut Drs. Soewarno Handayaningrat ( 1991 )

Ada 2 (dua) jenis koordinasi yaitu : Koordinasi intern dan koordinasi ekstern.

Koordinasi intern terdiri atas : koordinasi vertical, koordinasi horizontal, dan koordinasi diagonal.
  • Koordinasi vertical atau koordinasi structural, dimana antara yang mengkoordinasikan secara structural terdapat hubungan hierarchies. Hal ini juga dapat dikatakan koordinasi yang bersifat hierarkhis, karena satu dengan lainnya berada pada satu garis komando ( line of command ). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh seorang kepela direktorat terhadap para kepala sub direktorat yang berada dalam lingkungan direktoratnya.
  • Koordinasi horizontal yaitu koordinasi fungsional, dimna kedudukan antara yang mengkooordinasikan dan yang dikoordinasikan mempunyai kedudukan setingkatnya eselonnya. Menurut tugas dan fungsinya kedua mempunyai kaitan satu dengan yang lain sehingga perlu dilakukan koordinasi. Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro perencanaan departemen terhadap para kepala direktorat bina program pada tiap-tiap direktorat jenderal suatu departemen.
  • Koordinasi diagonal yaitu koordinasi fungsional , dimana yang mengkoordinasikan mempunyai kedudukan yang lebih tinggi tingkat eselonnya dibandingkan yang dikoordinasikan, tetapi satu dengan yang lainnya tidak berada pada suatu garis komando (line of command). Misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala biro kepegawaian pada sekretariat jenderal departemen terhadap para kepala bagian kepegawaian secretariat direktorat jenderal suatu departemen. 
Koordinasi ekstern, termasuk koordinasi fungsional. Dalam koordinasi ekstern yang bersifat fungsional, koordinasi itu hanya bersifat horizontal dan diagonal.
  • Koordinasi ekstern yang bersifat horizontal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala direktorat bina program, direktorat jenderal trasmigrasi terhadap kepala direktorat penyiapan tanah pemukiman transmigrasi, direktorat jenderal bina marga.
  • Koordinasi ekstern yang bersifat diagonal, misalnya koordinasi yang dilakukan oleh kepala badan administrasi kepegawaian Negara ( BAKN ) terhadap para kepala biro kepegawaian tiap-tiap departemen.


3. Jenis-jenis koordinasi menurut penjelasan peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1988 tentang koordinasi kegiatan instansi vertical di daerah, pasal 1 : 

ada tiga jenis koordinasi, yakni koordinasi fungsional, koordinasi instansional dan koordinasi territorial.
  1. Koordinasi Funsional, yaitu antara dua atau lebih instansi yang mempunyai program yang berkaitan erat.
  2. Koordinasi instansional, yaitu terhadap beberapa instansi yang menangani satu urusan tertentu yang bersangkutan.
  3. Koordinasi territorial, yaitu terhadap dua atau lebih wilayah dengan program tertentu.

C. Tujuan dan Manfaat Koordinasi


Koordinasi sangat diperlukan dalam manajemen, terutama untuk menyatukan kesamaan pandangan antara berbagai pihak yang berkepentingan dengan kegiatan dan tujuan organisasi. Koordinasi diperlukan untuk menghubungkan bagian yang satu dengan bagian yang lain sehingga tercipta suatu kegiatan yang terpadu mengarah pada tujuan umum lembaga sebagaimaana jari-jari kerangka payung. Tanpa koordinasi, spesialisasi dan lembagian kerja yang dilakukan pada setiap usaha kerja sama akan sia-sia karena setiap bagian cenderung hanya memikirkan pekerjaan atau tugas masing-masing dan melupakan tujuan lembaga secara keseluruhan.

Melalui koordinasi setiap bagian yang menjalankan fungsi dengan spesialisasi tertentu dapat disatupadukan dan dihubungkan satu sama lain sehingga dapat menjalankan peranannya secara selaras dalam mewujudkan tujuan bersama. Koordinasi sangat penting meningkatkan efesiensi dan efektifitas pencapaian tujuan lembaga.
Dengan demikian, manfaat koordinasi dalam manajemen dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
  • Menghilangkan dan menghindarkan perasaan terpisah satu sama lain antara atasan dan bawahan.
  • Menghindarkan perasaan atau pendapat bahwa dirinya atau jabatannya merupakan yang paling penting.
  • Mengurangi dan menghindakan kemungkinan timbulnya pertentangan antar pejabat dan pelaksana.
  • Menghindarkan timbulnya rebutan fasilitas.
  • Menghindarkan terjadinya peristiwa menunggu yang memakan waktu lama.
  • Menghindarkan kemungkinan terjadinya kesamaan pekerjaan sesuatu kegiatan.
  • Menghindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan sesuatu program atau kekosongan pengerjaan tugas oleh para manajer.
  • Menumbuhkan kesadaran tugas oleh para manajer untuk saling memberikan bantuan satu sama lain terutama bagi mereka yang berada dalam wilayah yang sama.
  • Menumbuhkan kesadaran para manajer untuk saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama dan bekerjasama dalam memecahkannya.
  • Memberikan jaminan tentang kesatuan langkah di antara para atasan atau bawahan.
  • Menjamin adanya kesatuan langkah dan tindakan diantara manajer.
  • Menjamin kesatuan sikap diantara manajer.
  • Menjamin kesatuan kebijaksanaan di antara manajer dalam wilayah tertentu.
Di samping itu, manfaat koordinasi dalam managemen, antara lain dapat mencegah pertengkaran antara lembaga karena berebut kekuasaan atau wewenang, dapat menghindari saling lempar kewajiban dan tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas, dapat mencegah terjadinya kesimpangsiuran, dapat mengembangkan prakarsa dan daya inprovisasi para petugas. Dalam rangka koordinasi, mereka, mau tidak mau, harus mendapatkan cara dan jalan yang cocok bagi pelaksanaan tugas secara menyeluruh dan mencapai keseimbangan serta keserasian.

Beberapa pendapat lain juga mengatakan tujuan dan manfaat koordinasi antara lain:
  • Untuk mewujudkan KISS (Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi, dan Simplifikasi) agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien.
  • Memecahkan konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait.
  • Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling bergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula kebutuhan akan pengoordinasian.
  • Agar manajer pendidikan mamapu mengoordinasikan pembangunan sector pendidikan dengan pengembangan sector-sektor lainnya.
  • Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk mencapai tujuan bersama dengan sumber daya yang terbatas secara efektif dan efisien.
  • Adanya pembagian kerja dimana semakin besar pembagian kerja, semakin diperlukan pengoordinasian/ penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan.
  • Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis diantara kegiatan-kegiatan, baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders.
  • Untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan pendidikan dengan sumber daya pendidikan yang terbatas.
  • Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif.
  • Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan waktu.
  • Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.
Akhirnya, dapat dikemukakan bahwa manfaat utama koordinasi dalam managemen adalah untuk menumbuhkan sikap egaliter, serta meningkatkan rasa kesatuan dan persatuan diantara atasan dan bawahan dengan tetap menghargai kewajian dan wewenang masing-masing. Dengan demikian, setiap atasan dan bawahan, tidak terjebak oleh kepentingan masing-masing bagian yang sempit sehingga dapat menjalankan perannya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuah sekolah secara kaffah ( menyeluruh).

D. Prinsip Koordinasi


Prinsip merupakan kebenaran yang pokok atau apa yang diyakini menjadi kebenaran pada suatu waktu tertentu (Moekijat, 1994: 36). Dengan demikian yang dimaksud dengan prinsip-prinsip koordinasi adalah
kebenaran-kebenaran yang pokok atau apa yang diyakini menjadi kebenaran-kebenaran dalam bidang koordinasi.

Menurut George R Terry dan Stephene G. franklin (moekijat 1994: 36), mengatakan bahwa prinsip dapat dirumuskan sebagai suatu pernyataan atau kebenaran yang pokok yang memberikan suatu petunjuk untuk berpikir atau bertindak. Pernyataan yang pokok memberitahukan hasil-hasil apakah yang dikemukakan bila prinsip itu diterapkan. Berikut adalah beberapa prinsip yang dikemukakan oleh beberapa ahli (dalam
Moekijat 1994: 36), yaitu:
  1. Geoge R. Terry, mengatakan bahwa koordinasi itu membantu memperbesar hasil kerja suatu kelompok dengan jalan mendapatkan keseimbangan dan menyatupadukan kegiatan bagian-bagian yang penting, menunjukkan partisipasi kelompok dalam tahap awal perencanaan dan mendapatkan penerimaan tujuan kelompok dari setiap anggota. 
  2. Menurut Dann Sugandha, (1988: 16) mengatakan bahwa beberapa prinsip yang perlu diterapkan dalam menciptakan koordinasi antara lain adalah: 
  • Ada kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang 
  • harus dicapai sebagai arah kegiatan bersama. 
  • Adanya kesempatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus 
  • dilakukan oleh masing-masing pihak, termasuk target dan 
  • jadwalnya. 
  • Adanya kegiatan atau loyalitas dari setiap pihak terhadap bagian 
  • tugas masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan. 
  • Adanya saling tukar informasi dari semua pihak yang berkerja 
  • sama mengenai kegiatan dan hasilnya pada suatu saat tertentu, 
  • termasuk masalah-masalah yang dihadapi masing-masing. 
  • Adanya koordinasi yang dapat memimpin dan menggerakkan serta 
  • memonitor kerja sama tersebut, serta memimpin pemecahan 
  • masalah bersama. 
  • Adanya informasi dari berbagai yang mengalir kepada koordinator 
  • sehingga koordinator dapat memonitor seluruh pelaksanaan kerja 
  • sama dan mengerti masalah-masalah yang sedang dihadapi oleh 
  • semua pihak. 
  • Adanya saling hormati terhadap wewenang fungsional masingmasing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling bantu.


E. Karakteristik Koordinasi Yang Efektif


Menurut Tripethi dan Reddy (dalam Moekijat 1994.39), syarat untuk mencapai koordinasi manajemen yang efektif ada sembilan, syarat yaitu:

Hubungan langsung 
Koordinasi dapat lebih mudah dicapai melalui hubungan pribadi langsung diantara orang-orang yang bertanggung jawab. Melalui hubungan pribadi langsung, ide-ide, cita-cita, tujuan-tujuan, pandangan-pandangan dapat dibicarakan dan salah paham dapat dijelaskan jauh lebih baik ketimbang melalui metode apapun lainnya. 

Kesempatan awal 
Koordinasi dapat dicapai lebih mudah dalam tingkat-tingkat awal perencanaan dan pembuatan kebijaksanaan. Misalnya, sambil mempersiapkan rencana itu sendiri hanya ada konsultasi bersama. 
Dengan cara demikian tugas penyesuaian dan penyatuan dalam proses pelaksanaan rencana lebih mudah. 

Konstitusi 
Koordinasi merupakan suatu proses yang kontinyu dan harus berlangsung pada semua waktu, mulai dari tahapan perencanaan. Oleh karena itu koordinasi merupakan dasar struktur organisasi, maka koordinasi harus berlangsung selama perusahan berfungsi.

Dinamisme 
Koordinasi harus secara terus menerus diubah mengingat perubahan-perubahan lingkungan intern maupun ekstern. Dengan kata lain koordinasi itu jangan kaku. Koordinasi akan meredakan masalahmasalah apabila timbul koordinasi yang baik akan mengetuai masalah secara dini dan mencegah kejadiannya. 

Tujuan yang jelas 
Tujuan yang jelas itu penting untuk memperoleh koordinasi yang efektif dalam suatu perusahan, manajer-manajer bagian harus diberitahu tentang tujuan perusahan dan diminta agar berkerja untuk tujuan bersama perusahan. Suatu tujuan yang jelas dan diberikan keselarasan tindakan. 

Organisasi yang sederhana 
Struktur organisasi yang sederhana memudahkan koordinasi yang efektif. Penyusunan kembali bagian-bagian dapat dipertimbangkan untuk memiliki koordinasi yang lebih baik diantara bagian. Pelaksanaan pekerjaan dan fungsi yang erat berhubungan dapat ditempatkan di bawah beban seorang pimpinan apabila hak ini akan 
mempermudah pengambilan tindakan yang diperlukan untuk koordinasi agar semua bagian yang saling berhadapan dapat dibicarakan kepada seorang atasan bersama untuk menjamin koordinasi yang lebih baik. Suatu sub bagian merupakan suatu contoh jelas pengelompokan ini. Suatu sub bagian membuat koordinasi lebih mudah dan membantu penyusunan yang cepat terhadap perubahan lingkungan.

Perumusan wewenang dan tanggung jawab yang jelas
Faktor lain yang memudahkan koordinasi adalah wewenang dan tanggung jawab yang jelas untuk masing-masing individu dan bagian. Wewenang yang jelas tidak harus mengurangi pertentangan diantara pegawai-pegawai yang berlainan, tetapi juga membantu mereka dalam pelaksanaan pekerjaan dengan kesatuan tujuan. Selanjutnya, wewenang yang jelas membantu manajer dalam mengawasi bawahan bertanggung jawab atas pelanggaran pembatasan-pembatasan.

Komunikasi yang efektif
Komunikasi yang efektif merupakan salah satu persyaratan untuk koordinasi yang baik. Melalui saling tukar informasi secara terus menerus, perbedaan individu dan bagian dapat diatasi dan perubahan-perubahan kebijaksanaan, penyesuaian program-program, untuk waktu yang akan datang, dan sebagainya, dapat dibicarakan. Melalui komunikasi yang efektif tindakan-tindakan atau pelaksanaanpelaksanaan pekerjaan yang bertentangan dengan tujuan-tujuan perusahan dapat dihindarkan dan kegiatan-kegiatan keseluruhan staf
dapat diarahkan secara harmonis menuju ke pelaksanaan tujuan perusahan yang ditentukan.

Kepemimpinan dan supervisi yang efektif
Suksesnya koordinasi banyak dipengaruhi oleh hakikat kepemimpinan dan supervisi. Kepemimpinan yang efektif menjamin koordinasi kegiatan orang-orang, baik pada tingkatan perencanaan maupun pada tingkat pelaksanaan. Kepemimpinan yang efektif merupakan metode koordinasi yang paling baik dan tidak ada lain yang dapat menggantikannya (Moekijat 1994:39-42)
Diposting oleh di

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Langganan: Posting Komentar (Atom)