KNOWLEDGE MANAGEMENT

A. Definisi

• Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa “knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience”. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.
• Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating business value and generating acompetitive advantage.” Knowledge Management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “Knowledge management is the ability to create and retain greater value from core business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.
• Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.
• Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
• Barclay dan Murray (2002, p. 1) mendefinisikan knowledge management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:

1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dari Data Menjadi Pengetahuan

• Data : hal yang langsung dapat diamati dan diverifikasi 
• Informasi : hal yang dapat mewakili data yang telah dianalisis 
• Pengetahuan : hal yang didasarkan atas pengalaman, persepsi, dan pendapat individual

Nonaka (1994) memperluas pandangan ini dengan menyatakan bahwa pengetahuan dapat dimaknai dalam konteks yang spesifik. Ini berarti bahwa pengguna pengetahuan harus memahami dan memiliki pengalaman, di mana pengetahuan yang dihasilkan dan digunakan itu untuk memiliki makna bagi mereka.

Arti Pengetahuan menurut Nonaka meliputi:

1. pengetahuan merupakan justified true believe 
2. pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit). 
3. penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut

B. Pendekatan Pengembangan Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS).

Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu:

People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.

Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.

Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu

Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi. Berdasarkan model pendekatan di atas maka batasan dari knowledge management sebagai berikut : Model :

C. Konsep Knowledge Management

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.

Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.

Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategi pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.

D. Jenis Peneraan Knowledge Management

Pengetahuan tacit adalah pengetahuan yang dipahami dalam pikiran orang itu sendiri (individu). Pengetahuan Ini terdiri komponen kognitif dan teknis.

Komponen kognitif adalah model mental yang digunakan oleh orang yang berpengetahuan yang tidak bisa diungkapkan secara langsung oleh data atau representasi pengetahuan dan juga dikenal sebagai pengetahuan terstruktur.

Komponen teknis adalah konsep konkret yang dapat dinyatakan mudah dan juga dikenal sebagai pengetahuan terstruktur.

Pengetahuan eksplisit
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:

• Dapat diucapkan secara tepat dan resmi 
• Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan

Job Procedure
Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function, dan procedure adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure.

Standard Operation Procedure 

Atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.


Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah:

1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai. 
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah:

1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut. 
2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru. 
3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. 
4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.

Nonaka dan Takeuchi (1995) mengusulkan empat mode transfer pengetahuan dan penciptaan (dikenal sebagai model SECI):

1. Sosialisasi adalah proses berbagi pengalaman dan dengan demikian menciptakan pengetahuan tacit seperti model mental dan keterampilan teknis. Pengetahuan tacit dapat diperoleh tanpa menggunakan bahasa melalui observasi, imitasi, dan praktek. 
2. Eksternalisasi adalah proses mengartikulasikan pengetahuan tacit dalam bentuk eksplisit konsep, mengambil bentuk metafora, analogi, konsep, hipotesis, atau model. 
3. Kombinasi adalah proses systemizing konsep ke dalam sistem pengetahuan dengan menggabungkan benda yang berbeda dari pengetahuan eksplisit. Eksplisit pengetahuan ditransfer melalui media seperti dokumen, pertemuan, dan e-mail dan / atau telepon percakapan. Kategorisasi pengetahuan ini dapat menyebabkan generasi pengetahuan baru. 
4. Internalisasi adalah proses konversi pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit dan erat kaitannya dengan learning by doing.

Contoh proses SECI Model dalam membuat suatu penelitian:

1. Tacit-tacit : proses membaca buku/artikel, ngobrol dengan orang lain 
2. Tacit-explicit : membuat paper dari hasil membaca buku/artikel
3. Explicit-explicit : menambahkan materi dengan menggabungkan dengan paper-paper lain 
4. Explicit-tacit : dipresentasikan/diupload ke suatu media sehingga bisa diketahui/dibaca oleh orang lain

E. Tipe Kegiatan Knowledge Manajemen

Kegiatan manajemen pengetahuan dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu:

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi, seperti disain produk, proposal dan laporan kegiatan, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe kegiatan ini mengumpulkan pengetahuan yang berasal dari pengalaman, yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam konteks yang baru.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Kegiatan ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Kegiatan ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengam menjadikan lebih eksplisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak organisasi mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan organisasi untuk membuat revenue dan biaya untuk organisasi.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber eksternal. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam kegiatan ini organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam kegiatan ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.

F. Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen

1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

G. Penerapan Knowledge Management Dalam Organisasi

Untuk membangun budaya Knowladge sharing didalam diri SDM organisasi, maka strategi yang dapat ditempuh yaitu :

• Merumuskan budaya knowladge sharing diorganisasi, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowladge kepada semua karyawan.
• Membangun rasa saling percaya diantara SDM organisasi, terlepas dari kedudukan, kecerdasan dan kinerjanya.
• Sistem penghargaan (reward) karena adanya aktifitas berbagi dan memanfaatkan knowladge. Karyawan yang banyak melakukan aktifitas berbagi knowladge melalui kegiatan yang ada dikantor (aktif dalam membentuk kelompok-kelompok diskusi informal untuk pengembangan diri, menjadi pengajar dalam kegiatan pelatihan organisasi) akan memperoleh angka kredit tertentu untuk diberi reward. Hal ini diharapkan akan mendorong motivasi karyawan dalam berbagi knowladge.
• Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran karyawan, dilakukan secara teratur sesuai dengan perencanaan karier karyawan, yang mengmungkinkan aktifitas penyebaran dan peningkatan knowladge.
• Menyediakan sarana atau media dalam melakukan aktivitas berbagai knowladge. Organisasi dapat memanfaatkan ruang diskusi, ruang presentasi/seminar yang telah dimiliki sebagai media untuk berbagi knowladge. Selain itu, dengan menyediakan fasilitas collaboration, content management dan learning maka karyawan akan lebih mudah mengakses informasi dan knowladge, bertukar informasi dan knowladge melalui diskusi suatu topik secara online, sehingga budaya menciptakan dan berbagi knowladge akan tumbuh dengan sendirinya diorganisasi.
• Kepemimpinan dari jajaran direksi dan menagemen yang mendukung penerapan knowladge management ini.

Sumber-sumber:

http://tugas-manajemen-operasi-andrewvalendy.blogspot.com/2012/12/penerapan-knowledge-management-tujuan.html
http://erich1200965203.blog.binusian.org/index.php/2011/01/11/materi-pemula-tentang-knowledge-management/
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2012/07/knowledge-management-definisi-knowledge.html
http://razbie.wordpress.com/2013/05/13/what-is-knowledge-management/